Gli eventi ibridi si differenziano da quelli fisici poiché presentano diverse caratteristiche e necessitano di una diversa attenzione. Rispetto a quelli fisici, in cui le preoccupazioni sono molteplici e variano dai servizi offerti, fino all’affitto della location e al catering, quelli ibridi presentano altre peculiarità di cui tenere conto. Il coinvolgimento dei partecipanti e la programmazione virtuale, sono alcuni degli aspetti da attenzionare maggiormente. Per affrontare al meglio l’organizzazione di un evento ibrido è necessario fare una lista di controllo in modo da pianificare al meglio ogni dettaglio.

Ecco alcune best practices e una checklist da tenere a mente nel caso vogliate organizzare un evento ibrido partendo dal pre-evento, fino al day-of e post-evento.👇🏻


La check-list pre-evento.

Un grande evento inizia con una grande idea e per far si che tutto fili liscio è importante avere una visione chiara e un piano di azione in cui ogni dettaglio non è lasciato al caso. Per fare ciò bisogna darsi delle regole e seguire una lista ben precisa e questo passaggio deve avvenire sin dalla fase iniziale.

1️⃣ Definisci gli obiettivi.

Definire gli obiettivi da raggiungere è il primo step per rendere il tuo evento un successo. Ecco alcuni punti salienti da tenere in considerazione:

  • definisci scopo del tuo evento e il messaggio da comunicare ai tuoi utenti;
  • delinea il numero dei partecipanti che prenderanno parte all’evento;
  • crea una strategia per raggiungere potenziali visitatori.

2️⃣ Definisci dove e quando.

Una delle opportunità che gli eventi virtuali offrono riguarda il fatto che non presentano i limiti di un luogo fisico, mentre quello ibrido offre la possibilità di essere sia virtuali e sia quella di avere la componente fisica, in parte.

Se stai pensando di pianificare un evento ibrido, dovrai trovare una sede per l’evento per la componente di persona, per cui è necessario che si tengano in considerazione questi fattori:

  • decidi quando far iniziare l’evento prendendo in considerazione i diversi fusi orari;
  • scegli quanto durerà l’evento e quale programmazione avrà;
  • scegli una location tenendo in conto della sua massima agibilità e se è in regola con le nuove norme anti-Covid;
  • seleziona una piattaforma online come Coderblock per ospitare il tuo evento;
  • prepara il corredo grafico per la tua comunicazione digitale per la diffusione del tuo evento online.

Con Coderblock formiamo sempre un team specifico che segue ogni minimo dettaglio per finalizzare il miglior evento personalizzato e in linea con i valori del brand.

3️⃣ Il Team.

Il team svolge un ruolo importante per la riuscita dell’evento ibrido.

  • identifica una persona di riferimento che sia responsabile e coordinatore dell’evento;
  • individua un membro come responsabile per il customer care, la moderazione delle chat e delle varie sessioni;
  • individua una regia che gestisca le tue sessioni live, o affidati al team di Coderblock.

4️⃣ Seleziona gli Speakers del tuo evento.

Dopo aver scelto la data e il tema dell’evento il prossimo step da fare è scegliere gli speakers, fondamentali per attirare gli utenti a iscriversi e a partecipare al tuo evento.

  • individua gli speakers che sono in linea con i valori del tuo brand;
  • definisci gli orari di ogni intervento (prepara una scaletta);
  • fornisci ai tuoi speakers di una guida sui contenuti previsti dal programma;
  • programma le prove con i tuoi speakers almeno qualche giorno prima dell’evento;
  • fornisci ai tuoi ospiti aggiornamenti costanti sullo stato di avanzamento del tuo evento (magari tramite newsletter).

5️⃣ Ricerca Sponsor e Partner.

Coinvolgere sponsors al tuo evento è una scelta molto intelligente perché potrebbero sia finanziare in prima persona il tuo evento in cambio di slot pubblicitari, che prendere direttamente parte nell’organizzazione occupandosi anche di promuoverli sui loro canali.

Se sei arrivato sin qui significa che hai tutti i requisiti o almeno la volontà di organizzare il tuo primo evento virtuale o ibrido. Se deciderai di scegliere Coderblock come piattaforma per ospitare i tuoi eventi virtuali, il nostro team sarà a tua disposizione per guidarti e assisterti in questa tua nuova avventura. Contattaci per una consulenza senza impegno!